Chính sách bảo mật

1. Phạm vi và vai trò

Heedium phục vụ hai nhóm người, với vai trò khác nhau:

• Doanh nghiệp dùng Heedium (chủ shop, quản trị, nhân viên): Heedium là bên kiểm soát dữ liệu tài khoản của bạn.
• Khách của doanh nghiệp, tức người chat với trợ lý AI trên website, Zalo OA hoặc Facebook Messenger của doanh nghiệp: doanh nghiệp là bên kiểm soát dữ liệu, Heedium xử lý dữ liệu thay mặt và theo hướng dẫn của doanh nghiệp.

Nếu bạn là khách đã chat với một doanh nghiệp dùng Heedium, hãy liên hệ doanh nghiệp đó trước về dữ liệu của mình. Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp tra cứu, tải về và xoá dữ liệu theo yêu cầu của bạn.

2. Dữ liệu chúng tôi xử lý

• Tài khoản: tên, email, mật khẩu (lưu dạng băm, chúng tôi không đọc được), tên doanh nghiệp, số điện thoại và website doanh nghiệp, vai trò trong nhóm, thời điểm và nội dung bạn đồng ý khi đăng ký.
• Nội dung doanh nghiệp đưa vào: tệp tài liệu, link website, Google Sheet, câu trả lời viết tay.
• Hội thoại: tin nhắn và ảnh khách gửi, tin nhắn giữa khách với trợ lý AI hoặc nhân viên trên website, Zalo OA và Facebook Messenger, kèm tóm tắt, nhãn, ghi chú nội bộ, đánh giá của khách. Thông tin vị trí và thiết bị đi kèm ảnh (EXIF) được xoá khi lưu.
• Thông tin khách tự để lại: tên, số điện thoại, email; nếu doanh nghiệp bật ô đồng ý, kèm thời điểm và câu khách đã đồng ý.
• Dữ liệu từ Zalo OA: mã người dùng Zalo và nội dung tin nhắn khách gửi tới OA. Dữ liệu sự kiện thô từ Zalo được giữ 30 ngày rồi xoá.
• Dữ liệu từ Facebook Messenger: mã người dùng theo Page (PSID) và nội dung tin nhắn khách gửi tới Page. Dữ liệu sự kiện thô từ Meta được giữ 30 ngày rồi xoá.
• Dữ liệu kỹ thuật: địa chỉ IP (để giới hạn tần suất và chống lạm dụng; khi bạn chưa chọn ngôn ngữ, IP còn dùng để chọn ngôn ngữ hiển thị, chỉ trong lúc xử lý yêu cầu và không lưu lại, dựa trên dữ liệu vị trí IP của DB-IP, db-ip.com), một mã khách ngẫu nhiên lưu trong trình duyệt để giữ cuộc trò chuyện, cookie ghi ngôn ngữ bạn đã chọn, nhật ký thao tác trong trang quản trị.

3. Chúng tôi dùng dữ liệu để làm gì

• Xác minh doanh nghiệp khi đăng ký (gọi số điện thoại, xem website) trước khi mở dùng thử.
• Cung cấp dịch vụ: tìm đoạn tài liệu liên quan và tạo câu trả lời cho khách, chuyển cuộc trò chuyện cho nhân viên, gửi thông báo và báo cáo.
• Giữ dịch vụ an toàn: giới hạn số tin nhắn, phát hiện lạm dụng, ghi nhật ký thao tác quan trọng.
• Hỗ trợ bạn khi bạn liên hệ, và gửi thông tin cần thiết về tài khoản.

Heedium không bán dữ liệu cá nhân và không dùng tài liệu hay hội thoại của doanh nghiệp để quảng cáo.

4. Bên thứ ba xử lý dữ liệu

Để vận hành dịch vụ, một số dữ liệu được chuyển cho các nhà cung cấp sau, chỉ trong phạm vi cần thiết:

• Nhà cung cấp mô hình AI, cho các việc sau: tạo câu trả lời (câu hỏi của khách, lịch sử cuộc trò chuyện gần nhất, các đoạn tài liệu liên quan); soạn câu trả lời gợi ý khi nhân viên bấm “AI gợi ý” (cùng dữ liệu như trên, không tự gửi cho khách); tóm tắt cuộc trò chuyện khi chuyển cho nhân viên; điền hồ sơ khách tiềm năng theo các mục doanh nghiệp đặt (nội dung cuộc trò chuyện gần nhất của khách đã để lại số điện thoại hoặc email); viết gợi ý trong báo cáo tuần (các câu khách hỏi mà bot chưa trả lời được); đọc ảnh khách gửi, chỉ khi doanh nghiệp bật “Cho AI đọc ảnh khách gửi” (tối đa 3 ảnh mỗi lượt); chấm bản nháp của bot so với câu trả lời của nhân viên ở chế độ chạy thử trên Zalo OA; chấm mức cần thiết của các trang website khi quét website (địa chỉ, tiêu đề và đoạn đầu nội dung trang).
• Hạ tầng máy chủ và lưu trữ tệp: GreenNode (Tập đoàn VNG), đặt tại Việt Nam, lưu cơ sở dữ liệu, tài liệu và bản sao lưu.
• Dịch vụ gửi email: gửi email xác thực, đặt lại mật khẩu, thông báo và báo cáo tuần.
• Zalo: khi doanh nghiệp kết nối Zalo OA, tin nhắn được nhận và gửi qua API của Zalo.
• Meta (Facebook Messenger): khi doanh nghiệp kết nối Facebook Page, tin nhắn được nhận và gửi qua API của Meta.

Nhà cung cấp mô hình AI là Anthropic, PBC, xử lý yêu cầu tại Hoa Kỳ, nên dữ liệu nêu trên được chuyển ra nước ngoài để xử lý. Anthropic không dùng dữ liệu này để huấn luyện mô hình và tự xoá trong vòng 30 ngày, trừ nội dung bị gắn cờ vi phạm chính sách sử dụng (giữ tới 2 năm) hoặc khi pháp luật yêu cầu. Chúng tôi lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài theo quy định và chỉ gửi phần cần cho từng việc. Số điện thoại, email và số căn cước công dân xuất hiện trong tin nhắn, lịch sử trò chuyện hay tài liệu được thay bằng mã tạm trước khi gửi cho nhà cung cấp AI và chỉ được khôi phục trên máy chủ của Heedium tại Việt Nam; nhà cung cấp AI không nhận các thông tin này ở dạng đọc được. Tên người và các thông tin khác khách tự gõ trong tin nhắn vẫn được gửi. Ảnh khách gửi (khi doanh nghiệp bật đọc ảnh) được gửi nguyên nội dung hình: chữ, số hay giấy tờ chụp trong ảnh không được che.

Máy chủ, cơ sở dữ liệu, tệp tài liệu và bản sao lưu của Heedium đặt tại Việt Nam. Việc tìm đoạn tài liệu liên quan cho mỗi câu hỏi chạy trên máy chủ này, không gửi cho nhà cung cấp AI.

Danh sách nhà cung cấp hiện tại: Anthropic, PBC (Hoa Kỳ): mô hình AI Claude; GreenNode, thuộc Tập đoàn VNG (Việt Nam): máy chủ, cơ sở dữ liệu, lưu trữ tệp và bản sao lưu; Công ty Cổ phần Tập đoàn VNG: Zalo, khi doanh nghiệp kết nối Zalo OA; Meta Platforms, Inc. (Hoa Kỳ): Facebook Messenger, khi doanh nghiệp kết nối Facebook Page. Chúng tôi cũng có thể cung cấp dữ liệu khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu theo quy định pháp luật.

5. Lưu trữ và xoá dữ liệu

Dữ liệu được lưu trong thời gian tài khoản còn hoạt động. Doanh nghiệp có thể tự xoá tài liệu, khách tiềm năng và toàn bộ dữ liệu của một khách cụ thể bất cứ lúc nào trong trang quản trị.

Khi tài khoản doanh nghiệp chấm dứt, hoặc khi chủ tài khoản gửi yêu cầu xoá theo địa chỉ ở mục 10, toàn bộ dữ liệu của tài khoản (thành viên, bot, tài liệu và tệp đã tải lên, hội thoại, khách tiềm năng, nhật ký) bị xoá vĩnh viễn trong vòng 30 ngày, trừ phần pháp luật yêu cầu lưu lâu hơn. Dữ liệu đã xoá không khôi phục được.

6. Cách chúng tôi bảo vệ dữ liệu

• Dữ liệu của mỗi doanh nghiệp được tách riêng: mọi truy vấn trong ứng dụng đều gắn với mã doanh nghiệp.
• Mật khẩu được băm; mã truy cập Zalo OA và Facebook Page được mã hoá khi lưu.
• Kết nối tới website và trang quản trị dùng HTTPS.
• Phân quyền theo vai trò (chủ, quản trị, nhân viên trực, người xem) và nhật ký thao tác.
• Nhân viên Heedium chỉ xem dữ liệu của doanh nghiệp khi cần để hỗ trợ hoặc vận hành dịch vụ, ở chế độ chỉ đọc; mỗi lần mở dashboard, hội thoại hay cấu hình bot của doanh nghiệp đều được ghi vào nhật ký mà chủ doanh nghiệp xem được.

Không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu xảy ra sự cố ảnh hưởng tới dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ thông báo cho doanh nghiệp liên quan và cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

7. Quyền của bạn

Theo pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có quyền được biết, truy cập, chỉnh sửa, xoá dữ liệu của mình, rút lại sự đồng ý, phản đối hoặc yêu cầu hạn chế xử lý, và khiếu nại.

Với dữ liệu tài khoản, bạn tự sửa tên và mật khẩu trong trang Tài khoản, hoặc gửi yêu cầu cho chúng tôi theo địa chỉ ở mục 10. Với dữ liệu trong cuộc trò chuyện với một doanh nghiệp, hãy gửi yêu cầu cho doanh nghiệp đó.

8. Cookie và lưu trữ trong trình duyệt

• Trang quản trị dùng cookie phiên để giữ bạn đăng nhập.
• Khung chat trên website doanh nghiệp lưu mã khách và cuộc trò chuyện gần nhất trong bộ nhớ trình duyệt, để khách không mất cuộc trò chuyện khi chuyển trang.
• Khi bạn mở website Heedium từ link giới thiệu của đối tác (đường dẫn có “?ref=”), trình duyệt lưu mã đối tác trong cookie hd_ref 30 ngày, chỉ để ghi nhận đối tác đã giới thiệu khi bạn đăng ký. Cookie này không chứa thông tin cá nhân và không dùng để theo dõi bạn trên website khác.
• Heedium không dùng cookie quảng cáo.

9. Thay đổi chính sách

Khi chính sách thay đổi, chúng tôi cập nhật ngày ở đầu trang. Thay đổi quan trọng sẽ được báo qua email hoặc trong trang quản trị trước khi áp dụng.

10. Liên hệ

Heedium. Email: info@heedium.com.